תכנון אירוע בר / בת מצווה יכול להיות משימה לא פשוטה בכלל.

כל פרט קטן באירוע מצריך מקסימום תשומת לב, החל מרשימות אורחים וסידורי ישיבה ועד לאטרקציות מגניבות שתרצו לשלב במהלך האירוע שלכם. אנו ממליצים שלא לדחות או חלילה לדלג על תכנון מראש ומוקדם ככל שניתן, על מנת שתוכלו להבטיח שמסיבת הבר / בת המצווה שלכם תהיה הצלחה אדירה והאורחים יוכלו להרגיש שהאירוע היה מתוכנן בקפידה.

כדי שלא תפספסו משהו ותוכלו לוודא שביצעתם את כל המשימות והמטלות מוקדם ככל האפשר וכדי שתוכלו להגיע ליום האירוע שלכם שמחים ונינוחים ולא עם הלשון בחוץ, הכנו עבורכם רשימת מטלות או אם תרצו צ'קליסט שיעזור לכם לצלוח את ההכנות לאירוע בצורה המושלמת.

רשימת המטלות שלנו לתכנון הבר / בת המצווה האולטימטיבית מתייחסת ל 12 החודשים לפני האירוע,
ומציגה לכם בדיוק מה עליכם לעשות ומתי. השתמשו ברשימה זו כדי לוודא שאתם לא מפספסים שום דבר בהכנת בר / בת מצווה של יקירכם!

12 חודשים לפני האירוע

• קבעו את מיקום האירוע.
• דאגו למנהל אירוע (בכל אולם אירועים יש אחראי / מנהל אירוע אשר דואג לתכנן ולהציע לכם אופציות מגוונות להעשיר את הלו”ז לערב האירוע)
• החליטו על סוג האירוע (יום / ערב, רשמי / מגניב וצעיר).
• הגדירו מראש את התקציב שלכם.
• הכינו רשימת טיוטת מוזמנים לאירוע, מקובל לחלק את הרשימה למוזמנים בטוחים וכאלה שספק אם יגיעו.  

6 חודשים לפני האירוע

• החליטו על סגנון עיצובי לאירוע,
  (רצוי להתייעץ עם מעצב אירועים או לקחת את המושכות לידיים לדאוג לכך עצמאית במידה ויש לכם את הכישורים לכך).
  • סיגרו מראש תנאים ועלויות עבור התאורה וההגברה באולם  (מסך, מיקרופון, רמקולים, ספוטים מיוחדים וכד’). ישנם מקומות שזה כלול במחיר וישנם מקומות שעם קצת מיקוח תוכלו לקבל את זה כהטבה ללא עלות או בהנחה משמעותית. במידה ואתם לא אנשי מיקוח ממולחים רצוי ללכת לפגישת התמחור עם מכר שהוא אסרטיבי ויודע להתמקח בצורה משכנעת, אך מכובדת.
  
• לערוך מחקר מול הספקים השונים (שימו לב לקבל הצעות מחיר בכתב ולא בעל פה ושימו לב לאותיות הקטנות (אם יש). לקרוא את ההמלצות של לקוחות העבר, בימינו לכל ספק אמור להיות אתר אינטרנט עם אזור המלצות אורחים או המלצות בעמוד הפייסבוק או .Google my business אל תתעצלו לקרוא ולוודא שאכן ממוצע הלקוחות המרוצים גבוה מלקוחות המאוכזבים ואכן ניכר שנותן השירות עושה עבודה טובה, שירותית ומקצועית.)
• קבעו מי הוא צוות הבידור שלכם להקה / DJ / עמדת צילום CrazyBox
• קבעו מי הוא הצלם סטילס / וידאו שלכם / עורך מצגת וידאו .
• מומלץ ונהוג לדאוג לספר ברכות בכניסה לאירוע על מנת שהאורחים יכתבו ברכה לחתן/ כלת המצווה , כדי שתישאר לכם מזכרת מיוחדת מהאירוע.
• אשרו את הגעת האורחים (בעלי אולמות היום מספקים קישור לאתר אינטרנט / אפליקציה המאפשרת הזנת רשימת אורחים ושליחת הודעה לניידים שלהם על מנת שיאשרו הגעה לאירוע).

3  חודשים לפני האירוע

• התחילו בקניית בגדים לאירוע שלכם. ההוצאה עבור בגדים לאירוע יכולה להיות לא קטנה ולכן גם כאן רצוי לעשות סקר שוק ולקבל המלצות מחברים או חיפוש באינטרנט על מקומות איכותיים עם מחירים הוגנים .
• שליחת הזמנות (בימינו יותר מקובל לשלוח הזמנות דיגיטליות פחות נהוג לשלוח הזמנות מודפסות כפי שהיה מקובל בשנים קודמות )

6-8 שבועות לפני האירוע

• צרו ציר זמן לאירוע (בראשי פרקים במחברת או דף מסודר, ואם אתם רוצים לחשוב ירוק וידידותי לסביבה השתמשו בקובץ word או excell במחשב (: )
• כתיבת דרשה לחתן / כלת המצווה .

חודש לפני האירוע

• סידור ישיבה מתוכנן מראש, כל אורח יודע בדיוק היכן הוא יושב כדי למנוע אי נעימויות תאמו זאת מול מנהל האירוע או אחראי סידור השולחנות באולם.

אשרו את כל הספקים בווטסאפ / שיחת טלפון:

• בידור
• צלם
• קייטרינג
• מוכרי פרחים / סטייליסטים
• לוודא שכל הביגוד מוכן 

1-2 שבועות לפני האירוע

• קביעת תור לספר/ית, מאפרת או אחראית הביוטי לאירוע.
• תרגול נאומים / דרשות.
• וודא שלDJ או הלהקה יש את השירים הנדרשים לאירוע.

יום האירוע 

• למרות ההתרגשות הרבה – הכינו את עצמכם נפשית לקראת אירוע מהנה וכייפי ושהלחץ לא יגבור עליכם ואל תשכחו שגם אתם צריכים ליהנות מהאירוע.
• תמכו בחתן / כלת  מצווה לאורך כל האירוע, ההתרגשות שלהם בד”כ גדולה יותר משמעותית.רשימת המטלות לתכנון אירוע מושלם לפעמים יכולה להיות כמעט אינסופית, אך הרשימה שרכזנו כאן בכתבה היא בהחלט התמצית של הדברים החשובים ביותר אשר תקל עליכם ותעלה את הסיכויים לקיים אירוע מושלם חוויתי וכיפי, לכם ולכל האורחים.